Opvolging aanbevelingen accountant

Wij hebben begrepen dat u voornemens bent om naar een nieuwe financiële applicatie over te gaan met ingang van 2024. Wij adviseren u om een purchase to pay proces (conform observatie) in het bestek op te nemen en met uw nieuwe leverancier te bespreken zodat dit tijdig en juist ingericht is.

Gestart

De observatie is opgenomen in het bestek van de nieuwe financiële applicatie.
De implementatie van de nieuwe financiële applicatie is nog niet gestart, vanwege onderbezetting bij de leverancier. Naar verwachting start de implementatie in juni 2023. Het gevolg van het later starten van de implementatie is dat een livegang per 1-1-2024 niet haalbaar is. De nieuwe geplande livedatum is 1-1-2025.

Wij adviseren u om als onderdeel van het herzien van het inkoopproces een gestructureerd proces voor het opstellen, gebruiken en monitoren van (af)lopende inkoopbehoeften in te richten en dit vast te leggen in een aanbestedingskalender. Overigens biedt een goede aanbestedingskalender ook kansen door bijvoorbeeld inkoopvoordelen te behalen of samen met andere partijen in te kopen.

Onderhanden

Vooruitlopend op de professionalisering van de inkoopfunctie, wordt dit jaar al wel periodiek een aanbestedingskalender uitgewerkt.

Wij adviseren u om als onderdeel van het herzien van het inkoopproces gebruik te maken van een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) voor het inhuren van personeel.

Gevorderd

In de tweede week van april 2023 is de aanbestedingsprocedure gestart voor de inzet van een Managed Service Provider. Naar verwachting kan de opdracht begin juli 2023 worden gegund. Start van de MSP is voorzien in juli 2023.

Wij adviseren de gemeente om als onderdeel van de Planning & Control cyclus zelf periodiek een interne rechtmatigheidscontrole uit te voeren op de aanbestedingen. In december 2022 en januari 2023 hebben wij hiervoor gesprekken gevoerd en afspraken gemaakt met uw interne controleurs. Wij verwachten dat deze gesprekken en afspraken een bijdrage gaan leveren aan het controlerend vermogen van uw gemeente, en dan met name ten behoeve van het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording 2023.

Onderhanden

Een uitgebreidere en diepgaandere controle inclusief oordeelsvorming over 2022 wordt inmiddels uitgevoerd. Voor het controlejaar 2023 wordt gepland het proces eerder op te starten.

Gelet op de verantwoordingsvereisten voor wettelijke controles (waaronder gemeenten) en het aankomend rechtmatigheidsoordeel vragen wij uw aandacht voor het uitvoeren van een frauderisicoanalyse inclusief het definiëren en periodiek testen van beheersmaatregelen. Wij bevelen u aan om een schriftelijke frauderisicoanalyse inclusief beheersmaatregelen op te stellen en voor te leggen aan de gemeenteraad. Deze analyse dient jaarlijks herzien te worden en de beheersmaatregelen dienen zichtbaar uitgevoerd te worden.

Gestart

Er zijn voorbereidingen getroffen voor het inventariseren van de processen. Vanaf half mei wordt naar verwachting gestart met de inventarisatie van de frauderisico's per proces. Er worden voor nu circa 15 processen gepland om de risico's te inventariseren. Eind 2023 is een basis frauderisico-analyse uitgevoerd.

Wij bevelen aan indien technisch en praktisch mogelijk om een fiat te vereisen op alle ingeladen of gewijzigde prijscomponenten binnen de stromen Jeugd en WMO.

Gereed

Beheersmaatregel wordt vanaf 2023 standaard uitgevoerd.
Per 1 mei 2023 is het technisch mogelijk om de ingeladen prijscomponenten in het systeem te fiatteren.

Wij adviseren de gemeente Almelo om zorg te dragen voor het tijdig vaststellen van subsidies.

Onderhanden

Het aanpassen van het subsidiebeleid is nog niet gereed.
De verwachting is dat de aanvragen tot vaststelling 2022 tijdig kunnen worden afgehandeld.

Wij bevelen de gemeente aan om periodieke afstemming zichtbaar vast te leggen in Join.

Onderhanden

Het aanpassen van het subsidiebeleid is nog niet gereed.
Vooruitlopend op het aan te passen subsidiebeleid, is dit onderwerp onder de aandacht gebracht bij de betreffende adviseurs. Hiaten zijn nog steeds aanwezig.

- Het periodiek faciliteren van trainingen of presentaties voor nieuwe en bestaande medewerkers waarbij de werkafspraken op het gebied van inkopen en aanbestedingen worden benadrukt om zo het bewustzijn van de medewerkers op het gebied van rechtmatig inkopen hoog te houden.
- Aangezien een deel van de tactisch inkopers tijdelijk wordt ingehuurd en de invulling van deze functies snel wisselt, adviseren wij om het gebruik van het inkoopstartformulier in het proces van inkopen en aanbesteden door het systeem te laten afdwingen.
- Uit de controlewerkzaamheden van voorgaande jaren blijkt dat onrechtmatige opdrachten in het licht van de Aanbestedingswet veelal verband houden met inhuurcontracten. Om deze reden adviseren wij u om in het systeem (of als onderdeel van het inkoopstartformulier) in te regelen dat bij een voorgenomen inhuuropdracht de P&O-afdeling wordt betrokken. Zij hebben centraal zicht op gemeentebrede inhuur en de totale opdrachtwaarde op grond waarvan de geschikte aanbestedingsprocedure kan worden geselecteerd.

Onderhanden - fase 1 afgerond

Fase 1, het uitbrengen van advies, is afgerond. Het advies betreft ten eerste; het implementeren van een gecoördineerde inkooporganisatie. Ten tweede; het implementeren van centraal contractbeheer binnen de organisatie (inclusief uniform systeem).
Het project wordt vervolgd met fase 2 en 3.
Fase 2: Het naar aanleiding van de opgeleverde adviesnotitie onderzoeken van de huidige situatie, het vaststellen van de knelpunten en de door de gemeente genomen besluiten en het uitwerken van een plan van aanpak.

Fase 3: uitvoering van het plan van aanpak.

Fase 2 is inmiddels gestart. en wordt in juni afgerond.
Het afdwingen van het startformulier wordt meegenomen in het plan van aanpak.

Controle technische functiescheiding tussen het invoeren en controleren van memoriaalboekingen worden bewust niet door het financiële systeem afgedwongen. Om vast te stellen of de memoriaalboekingen conform procesopzet in functiescheiding zijn ingevoerd en gecontroleerd en de boekingen rechtmatig zijn op grond van de onderliggende brondocumentatie, wordt geadviseerd om de interne controlemedewerkers steekproefsgewijs achteraf controles te laten uitvoeren. Van de geselecteerde boekingen dient te worden vastgesteld of de functiescheiding is geborgd, boekingen rechtmatig zijn op grond van onderliggende brondocumentatie en dienen waar nodig (herstel) acties plaats te vinden.

Gevorderd

In de toekomst moet deze procedure afdwingbaar worden in het nieuwe financieel systeem (2025). Er wordt tot die tijd via de verbijzonderde interne controle periodiek een steekproef uitgevoerd om vast te stellen of memoriaalboekingen conform procesopzet en rechtmatig zijn.

Het verder inbedden van het integraal risicomanagement. Zodat er te allen tijde een actueel overzicht is van de (fraude)risico's. Hierbij wordt geadviseerd om een evaluatie op te zetten van de opzet, bestaan en de effectieve werking van interne beheersmaatregelen die toezien op de geïdentificeerde risico's toe te voegen aan het overzicht met risico's. Hiermee wordt voorkomen dat de interne beheersing kwetsbare plekken bevat die voor het college onopgemerkt blijven.

Wordt samengevoegd.

Deze aanbeveling valt samen met aanbeveling 5 en wordt daarom met die aanbeveling samengevoegd.

Het is van belang om op korte termijn te evalueren of het treasurystatuut geactualiseerd dient te worden en de gemeenteraad hierin te betrekken.

Gevorderd

Er heeft in Q1-2023 een (ambtelijke) evaluatie plaatsgevonden van het treasurystatuut. Uit de evaluatie volgt dat er geen sprake is van urgente beleidsinhoudelijke aanpassingen. Op basis van de evaluatie wordt op dit moment gewerkt aan een geactualiseerd treasurystatuut. Dit betreft aldus een beperkte actualisatieslag. Vanwege de beperkte ambtelijke beleidscapaciteit worden de werkzaamheden opgepakt op het moment dat de P&C-cyclus dit toelaat. Uiterlijk in de tweede helft van 2023 wordt het geactualiseerde treasurystatuut aan het college en de raad aangeboden.